Một vài cách chống gian lận khi quản lý nhà hàng hiệu quả

Việc gian lận trong nhà hàng là điều khiến không ít người chủ quản lý phải lo lắng. Nhất là với những nhà hàng/quán ăn có quy mô vừa và nhỏ thì vấn đề này lại càng được coi trọng. Bởi cơ cấu nhân sự tại nhà hàng quy mô vừa thường dễ xảy ra vấn đề ở khâu quản lý con người. Hãy cùng cosopho.com đọc bài sau để biết các cách chống gian lận khi quản lý nhà hàng nhé.

Lỗ hổng trong gian lận quản lý nhà hàng thường xuất hiện như thế nào?

Thông thường, các nhà hàng/quán ăn cỡ nhỏ hoặc vừa thì chủ sở hữu sẽ là đứng ra quán xuyến công việc. Họ là người lo từ việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên cho đến vận hành và làm marketing cho quán. Chính điều này khiến việc gian lận trong khâu quản lý rất dễ xảy ra với các hình thức như:

Với quán ăn (hoặc nhà hàng) không sử dụng phần mềm bán hàng

Hiện nay vẫn có không ít nhà hàng quy mô vừa và nhỏ không dùng phần mềm bán hàng. Vì vậy mà từ việc đặt món cho đến quản lý chi tiêu, vật liệu đều sử dụng giấy tờ thủ công. Đây chính là cơ hội cho những nhân sự thiếu trung thực của nhà hàng thực hiện hành vi gian lận, ví dụ: 

• Hủy giấy gọi món ăn hoặc ăn bớt tiền khách thanh toán cho nhà hàng
• Mang đồ ăn từ bên ngoài vào để phục vụ và thu tiền riêng từ khách hàng
• Sử dụng hóa đơn cũ trước đó để thanh toán cho khách mới nhằm thu tiền chênh lệch vào túi riêng
• Mua hàng với bên cung ứng vật liệu khác nhằm đưa nguyên liệu kém chất lượng và nhà hàng rồi ăn tiền chênh lệch

Với quán ăn (hoặc nhà hàng) sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Dùng phần mềm quản lý được xem là một trong các cách chống gian lận khi quản lý nhà hàng hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn có một số người tìm biện pháp để ăn chặn tiền từ quán. Họ có thể sử dụng kẽ hở giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn tạm tính của phần mềm.

Sau khi thực khách dùng bữa xong, họ sẽ yêu cầu nhận hóa đơn để thanh toán. Lúc này, nhân viên phục vụ sẽ yêu cầu thu ngân xuất hóa đơn tạm tính cho khách kiểm tra. Khi khách hàng đã check hóa đơn xong, sẽ có các trường hợp mà nhân viên có thể gian lận như:

Hủy hóa đơn của khách hàng

Khi khách đồng ý với hóa đơn tạm tính, họ sẽ trả tiền mặt để nhân viên nộp về cho thu ngân. Tuy nhiên người nhân viên này có thể thu tiền và không xuất hóa đơn bán hàng trên máy. Mục đích là để thao tác trên phần mềm và xóa món ăn hoặc cả hóa đơn khách đã thanh toán. 

Từ đó, số tiền trong hóa đơn sẽ chảy về túi của nhân viên mà không ai để ý. Ngoài ra, khi phát hiện bàn trống, thu ngân sẽ để mở bàn đó nhằm dồn nhóm khách mới vào. Sau đó gộp 2 hóa đơn thành 1 khiến cho hóa đơn trước đó sẽ hoàn toàn biến mất trên phần mềm.

Khai gian hóa đơn của thực khách

Ở trường hợp này, nhân viên sẽ tự ý thêm vào 1 hoặc 2 món trong hóa đơn tạm tính của khách. Đây thường là những đồ phụ như lạc rang, khăn lạnh hoặc trà đá… nên khách sẽ không để ý đến. Khách đồng ý thanh toán thì nhân viên sẽ ăn tiền chênh lệch của những món đồ này.

Các cách chống gian lận khi quản lý nhà hàng bạn nên biết

Khi quản lý nhà hàng, quán ăn hoặc quán cafe, bạn phải giám sát mọi hành vi của nhân viên. Mục đích là để giảm thiểu tối đa tình trạng gian lận và tránh thất thoát trong nhà hàng.

Dưới đây là một số phương pháp quản lý mà bạn có thể thử áp dụng cho quán của mình: 

Phân quyền cho nhân viên trên hệ thống phần mềm quản lý

Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn nên phân quyền cho mỗi vị trí nhân viên. Ví dụ nhân viên thu ngân sẽ có quyền sửa order, phụ thu hóa đơn, và được mở/chốt ca làm.

Còn với quản lý nhà hàng thì sẽ được quyền bán hàng, chỉnh sửa hóa đơn, xem báo cáo và sửa thực đơn. Riêng nhân viên phục vụ sẽ không được phép thao tác bất kỳ hành động nào trên phần mềm. 

Luôn kiểm tra báo cáo trên phần mềm quản lý thường xuyên

Sau 3 ngày hoặc 1 tuần bán hàng, bạn nên kiểm tra báo cáo, thu chi và hàng hóa tại quán. Điều này sẽ giúp bạn nắm được các số liệu trên phần mềm và thực tế có khớp nhau hay không. Nếu thấy xuất hiện sự chênh lệch, bạn có thể yêu cầu quản lý hoặc thu ngân đứng ra giải trình. 

Lắp thêm camera giám sát cho nhà hàng (quán ăn)

Ngoài việc sử dụng phần mềm thì bạn cũng nên trang bị hệ thống camera an ninh cho quán. Camera giúp ích cho việc theo dõi thái độ phục vụ của nhân viên và thời gian khách ngồi ở quán. Bên cạnh đó, Camera còn giúp bạn tránh được việc gian lận dồn 2 hóa đơn thành 1.

Trên đây là những cách chống gian lận khi quản lý nhà hàng mà cosopho.com muốn gửi đến bạn. Bạn hãy cân nhắc và áp dụng vào thực tế để việc quản lý quán ăn/nhà hàng của mình thuận lợi hơn.